Se solicita por medio de correo el alta de número de OT al área administrativa
Se realiza la junta de Kick off donde se reúnen las áreas de Proyectos, Seguridad/RH, IngenierÃa, Subcontratos y demás áreas que apliquen de acuerdo al proyecto en el que se vaya a trabajar para revisar el alcance y detectar las necesidades de cada una de las áreas involucradas para la correcta ejecución del proyecto.
Una vez que se llevó a cabo la junta de kick off donde se revisó a detalle el alcance del trabajo que se va a realizar, el departamento de ingenierÃa revisa y libera el presupuesto para poder empezar a solicitar materiales y servicios que se requerirán en la ejecución del proyecto
Se genera la documentación inicial del proyecto, en esta etapa se crea el timming, el organigrama y documentación de soporte que se requiera para el proyecto.
Tomando como base el presupuesto liberado por ingenierÃa, se procede con la solicitud de materiales, rentas, subcontratos o servicios que se requieran para la debida ejecución del trabajo.
Si cuando se generó la requisición se incluyó la revisión por ingenierÃa debido a que se está solicitando material que no se encuentra en el presupuesto (ya sea el material en sà o si se solicita mayor cantidad de lo que está presupuestado), la requisición pasa por el encargado de ingenierÃa, quien dará su autorización para la compra.
La requisición pasa al proceso de compras (ver diagrama de flujo o procedimiento de compras para más detalle)
Cuando el proveedor entrega material al almacén, éste último informa al Project manager y hace entrega del material
Si dentro de las solicitudes de materiales elegimos un artÃculo nuevo que no está dado de alta en websap, la solicitud pasa al proceso de alta de artÃculos nuevos en el área de compras; compras cotiza el material y genera el artÃculo en SAP para regresar la cotización con todos sus costos actualizados al proceso de aprobación de requisiciones.
La requisición pasa por 3 aprobaciones:
Primera aprobación: Realizada por el Gerente de Unidad
Segunda revisión: Realizada por Control de Costos
Tercera revisión: Realizada por Gerente Administrativo
Conforme va avanzando la ejecución del proyecto se van generando y dando seguimiento a diferentes documentos tales como:
Matriz de seguimiento: Donde se van documentando los puntos importantes o trabajos pendientes que se tengan que cerrar antes de realizar el cierre y entrega del proyecto al cliente.
Control de costos: Este documento nos ayuda a saber en tiempo real cómo va el gasto cargado al proyecto contra el total presupuestado para la ejecución del mismo.
Entregables para el cliente: Dependiendo del requerimiento del cliente, se trabaja en distintos entregables, tanto de avances semanales como de la ejecución completa del proyecto para entregar al cliente.
Lecciones aprendidas: Se debe documentar cualquier issue o incidente que ocurra inesperadamente de la Ãndole que sea para detectar la causa raÃz y lo que se hizo para remediar la situación con la finalildad de que no vuelva a suceder en otro proyecto.
Facturación: De acuerdo al avance que se va llevando en la ejecución, se revisa el tema de facturación con el cliente para acordar el envÃo de facturas de avance; una vez que se autoriza por parte del cliente, se solicita al área administrativa la facturación del porcentaje acordado y se envÃa factura al cliente.
Protocolo de entrega: Al final del proyecto se trabaja en el protocolo de entrega considerando las necesidades de cada cliente, este documento sirve para que quede por escrito que el cliente acepta que el proyecto ha sido terminado.
Se envÃa el reporte final al cliente y a gerencia
Por medio de correo se solicita el cierre de la OT en SAP al área administrativa.
