La solicitud de cotización se puede dar de 2 formas, formal o informal, se le denomina cotización formal a todas las solicitudes que llegan por sistema directo del cliente o por correo desde sus departamentos de compras; se le llama cotización informal a todas las solicitudes de cotizaciones que se hacen de manera verbal o por correo directo de los requisitores de planta, las cuáles no forman parte de un concurso o licitación directa de los departamentos de compras de los clientes.
Una vez que se revisa el alcance enviado por el cliente y se decide que se va a cotizar el trabajo, se llena el formato de solicitud de folio y se envía al correo cotizaciones@pys.com.mx para que se genere el número de folio de la cotización.
Se recibe el número de folio por parte del área administrativa.
Nota: La nomenclatura de los folios dependen de cada una de las unidades de negocio a las que corresponda de acuerdo al área geográfica del trabajo; los folios podrán ser:
BAJ 2XXXXX: Para los folios correspondientes a unidad Bajío
RAM 3XXXXX: Para los folios correspondientes a unidad Ramos Arizpe
SLP 4XXXXX: Para los folios correspondientes a unidad San Luis Potosí
HMO XXXXX: Para los folios correspondientes a unidad Hermosillo
SID 5XXXXX: Para los folios correspondientes a Servicios Industriales»
Se revisa la información enviada por el departamento de compras (cuando es una cotización formal) o la información enviada por el requisitor (cuando es cotización informal), también se puede realizar la revisión del alcance del trabajo a cotizar en reunión o visita al requisitor.
Siempre que sea necesario, se visita el área donde se ejecutará el trabajo para determinar las necesidades del mismo, tomar mediciones, números de parte, y toda la información requerida para que no haya errores al momento de integrar la cotización y ejecutar el trabajo cotizado.
Se llena el formato de solicitud de precios y se envía al departamento de compras para que nos pasen los precios actualizados de los materiales o servicios que vamos a necesitar para integrar la cotización.
Una vez recibida la información de precios de compras y subcontratos se integra la información en el formato de cotización para envío al área administrativa y al cliente.
Una vez que la cotización ha sido integrada, esta pasa por varias revisiones;
Primera revisión: La lleva a cabo el ingeniero cotizador que ha realizado la cotización para detectar posibles errores u omisiones que hubiera tenido al momento de hacer la misma
Segunda Revisión: La lleva a cabo el Coordinador de ingeniería, después pasa con el gerente de ingeniería.
Tercera Revisión: El gerente de unidad, quien dará el vobo para su envío al cliente.
Cuarto Revisión: Una vez que el gerente de unidad aprueba la cotización, el coordinador de ingeniería libera la cotización al departamento de administración para su envío al cliente por el medio por el que haya sido solicitada.
El departamento de administración recibe el correo de parte de ingeniería con la cotización lista para su envío; se procede a enviar la cotización por correo en caso de que se haya solicitado así o se sube al portal del cliente cuando aplique.
Una vez que el cliente revisa la cotización enviada, pudiera darse el caso que pidan algún cambio, ya sea mejorar el precio, alguna duda que tengan referente al alcance que se cotizó, etcétera; cuando se solicita algún cambio o revisión, el departamento de administración le hace saber a ingeniería sobre este nuevo requerimiento para su revisión; ingeniería regresa su retroalimentación al departamento de administración y este último envía al cliente la clarificación de la duda que haya tenido, o la nueva revisión de la cotización en caso de que se haya solicitado,
Si se recibe pedido, se envía el mismo al departamento de proyectos para que procedan con el proceso de ejecución de proyecto.
Si no se recibe pedido, se pregunta al cliente el motivo del porqué no se ganó el concurso para enviar esta información al departamento de administración y poner el motivo en SAP para fines estadísticos.
